Savjeti za uspješno arhiviranje i odlaganje poslovnih dokumenata u uredima

     1. Odvojite dokumente u registratore prema vrsti

Dokumente razvrstajte u kategorije kao što su izvješća, dokumenti klijenata ili fakture za naplatu. Svaku kategoriju možete podijeliti na potkategorije. Na primjer, možete razvrstati dokumente u registratore na temelju svakog klijenta, a onda iste podijeliti na izvješća, korespondenciju i još mnogo toga.

Ova strategija višeslojnog razvrstavanja može Vam pomoći da identificirate koje dokumente treba čuvati i organizirati radi lakšeg pristupa.

Ako pronađete dokumente koji se ne uklapaju u neku od glavnih kategorija, napravite kategoriju „razno“ ili ih uvrstite u grupu dokumenata koje namjeravate usitniti u uništavaču papira ili reciklirati.

Jednostavna kategorizacija dokumenata može Vam pomoći u uspješnom postupku arhiviranja.

   2. Koristite kronološki i abecedni redoslijed

Neki dokumenti imaju vremenski žig i datum, poput faktura ili otpremnica, kako bi se pratile aktivnosti i odluke unutar organizacije. Nakon što ih odvojite po vrsti i podvrsti, razmislite o sortiranju svakog dokumenta kronološkim redoslijedom, ako je primjenjivo. Pritom koristite pregrade s bojama ili brojevima kako bi se mogli lakše snaći kasnije u traženju određenog dokumenta. Na primjer, ako razvrstavate dokumente po nazivu klijenta, razmislite o postavljanju datiranih dokumenata redoslijedom od najnovijih do najstarijih tako da najnoviji dokumenti budu ispred.

Dokumente bez datuma možete organizirati prema stupnju važnosti ili prema učestalosti njihove upotrebe. Konačno, razmislite o abecednom redoslijedu dokumenata prije nego što ih stavite u registratore i pohranite u prostor za arhiviranje. Poslovne dokumente možete rasporediti po abecednom redu, prema imenu klijenta ili po glavnim kategorijama kao što su fakture ili izvješća. 

  3. Organizirajte Vaš prostor i označite sustav arhiviranja

Koristite mape i registratore za pohranu grupa dokumenata na temelju njihove vrste i podvrste. Pohranjivanje papirologije dalje od Vašeg radnog prostora pomaže da Vaš stol bude uredan, a Vi produktivniji u Vašim zadacima.

Razmislite o ladicama za spise koju ćete staviti na Vaš stol kako biste organizirali dokumente koje pregledavate ili kojima redovito pristupate, poput svakodnevnih obrazaca. Svakoj ladici može se dodijeliti određeni tip ili podtip radi održavanja kategorizacije. Ova metoda olakšava kasniju pohranu istih dokumenata.

Vizualni markeri poput signira ili kartica u boji, mogu Vam uštedjeti vrijeme prilikom pretraživanja i pregledavanja poslovnih dokumenata. Možete koristiti mape različitih boja za različite vrste i podvrste dokumenata. Kartonske pregrade s mjesecima ili brojevima u boji olakšavaju praćenje dodijeljenih kategorija dokumenta. Označavanje kategorija dokumenata može Vam pomoći da brzo identificirate željeni dokument.