Rad od doma - savjeti za upravljanje radnim danom

Rad od kuće postao je sveprisutan trend i efikasna metoda za rad. Unazad nekoliko godina pokazao se kao pozitivna promjena u načinu poslovanja u brojnim zemljama i poduzećima. Rad iz kućnog ureda pruža brojne pogodnosti za povećanje performansi, kontinuitet poslovanja i postizanje veće ravnoteže između poslovnog i privatnog života. Iako povlači dobre rezultate za zaposlenike i poduzeća, postoje mnogi koji se u tim uvjetima rada ne snalaze jednako dobro kao na uobičajenom radnom mjestu. Rad od kuće može biti problematičan ako se njime ne upravlja dobro. Prelazak sa strukturiranog uredskog okruženja na udobnost vlastitog doma može biti izazov. Naučiti raditi od kuće važno je ako želite biti učinkoviti i uspješni u svom poslu.

Što je s uredskom opremom i priborom s kojim se koristite svaki dan, kako maksimalno organizirati radni dan i pritom biti maksimalno produktivni, kako uspostaviti i održavati poslovni kontakt s radnim kolegama i poslovnim partnerima? Što sa svim Vašim idejama i projektima? U okruženju svog doma možda imate više distrakcija, manje odgovornosti i manje komunikacije nego kada radite u svom uredu. Međutim, to ne znači da i u tim uvjetima ne možete biti jednako dobro, ako ne i više produktivni.

Postoji mnogo načina da produktivno radite s bilo kojeg radnog mjesta. Za postizanje maksimalne produktivnosti poslovnih procesa nužno je dobro planiranje i organiziranje radnog dana te kontinuirano upravljanje svim procesima. U nastavku donosimo nekoliko savjeta kako to postići u slučaju rada od kuće uz malu pomoć uredskih materijala.

1. Stvorite središnju bazu za upravljanje svojim poslovnim rasporedom

Odredite svoj poslovni raspored i maksimalno ga se držite. Imati jasne smjernice što, kada i kako raditi pomaže održati kontrolu nad svim procesima i utjecati na učinkovitost rada. Imati poslovni planer u svom kućnom uredu omogućit će Vam provjeru držite li se svog rasporeda. Nabavite svoj poslovni planer koji će Vam u svakom trenutku biti baza i pokazatelj učinkovitosti rada i ukazati na to kako najbolje organizirati izvršenje svake poslovne obaveze. Trik u stvaranju organiziranog rasporeda je grupirati sve poslovne obaveze, pretvoriti ih u zadatke i zapisati na jedno mjesto.

Uz poslovni planer kao ekskluzivno mjesto za zapisivanje svega što se događa i što radite u svakom trenutku, imat ćete uvid u status Vaših poslovnih obaveza i razinu produktivnosti rada. Te podatke možete iskoristiti u svoju korist te brzo i lako rezervirati sate za najvažnije, prioritetne zadatke. Istaknite ključne točke, zadatke i rokove izvršenja pomoću Post-it indeksa koji Vam na kreativan način pomaže pripaziti na važne stavke Vašeg poslovnog rasporeda i podsjetiti Vas na najvažnije obaveze.

Označite ključne elemente pomoću Post-it zastavica koji će istaknuti ključne informacije i detalje onda kada imate popriličan broj stvari za zapamtiti. Uz malu pomoć 3M Post-it proizvoda, Vaš će Vam poslovni planer omogućiti da vidite široku sliku svega što Vas čeka, pritom imajući u vidu svaki istaknuti detalj i ključnu informaciju. Kriterij označavanja detalja ovisno o vrsti informacije, a način na koji ćete ga istaknuti je na Vašoj kreativnoj slobodi. Možete se igrati bojama, oblicima i načinima ispisivanja na ovim izvrsnim 3M Post-it uredskim materijalima.

2. Usredotočite se na prioritete radnog dana

U trenutku kada ste sve svoje poslovne zadatke, bitne informacije, podsjetnike na online sastanke i video-pozive zapisali i istaknuli u svom poslovnom planeru važno je odrediti prioritete radnog dana. Vaš prvi instinkt može biti posezanje za planerom, kalendarom, rokovnikom, ispisanim listovima papira ili pametnim mobitelom te izvršavanje svih tekućih i budućih poslovnih obaveza. Oduprite se izazovu multitaskinga ako je to moguće. Prije nego što uopće započnete s radom, provjerite imate li određene prioritete za taj dan, koliko mislite da će Vam vremena trebati da sve obavite i na čemu možete raditi ako Vam se stvori viška slobodnog vremena.

Čak i kada imate gomilu poslovnih zadataka, njihova podjela prema stupnju važnosti njihova izvršenja moguća je i nadasve neophodna kako bi održali „utrku“ sa svim ostalim, budućim zadacima. Najviša učinkovitost postiže se sistematičnim i sinergičnim radom na principu određivanja prioriteta poslovnih zadataka. Usredotočite se na zadatke s najkraćim rokom izvršenja ili one zadatke koji su u datom trenutku od krucijalne važnosti za projekt.

Kako biste u tome uspjeli prilikom rada od kuće, predlažemo da započnete s procesom ispisivanja i dodjeljivanja statusa važnosti svakom poslovnom zadatku uz svoj planer/ bilježnicu, Post-it blok samoljepljive naljepnice, zastavice i olovku.

• Za početak uzmite u ruke svoj poslovni planer ili bilježnicu
   
• Odredite dvije otvorene stranice bilježnice za svaku kategoriju koja vam je potrebna
   
• Na lijevu stranu postavite Post-it naljepnicu s natpisom MORAM DANAS, zapišite i označite poslovne zadatke, svaki na svoju Post-it naljepnicu
   
• Na desnu stranu postavite Post-it naljepnicu s natpisom MOGU KASNIJE, zapišite i označite poslovne zadatke koji pripadaju u tu kategoriju, svaki na svoju Post-it naljepnicu
   
• Usredotočite se na izvršenje svih zadataka na lijevoj strani bilježnice

Nakon što obavite zadatak, jednostavno odlijepite naljepnicu na kojoj se isti nalazi i odložite ju u najbliži koš. Vaša misija je ostvariti poslovne ciljeve i gledati u praznu stranicu bilježnice do kraja radnog dana ili u zamišljenom vremenskom periodu.

3. Držite se rasporeda i podsjetite se na svoje poslovne sastanke i obaveze

Stvorite uvjete za poslovnu suradnju čak i kad radite od kuće. Rad od kuće može podrazumijevati samostalan rad, ali nikako ne isključuje moguću interakciju s drugima, bilo da se radi o sastanku s Vašim timom, dobivanju zadataka od nadređenih, donošenju odluka ili davanju i primanju povratnih informacija prema i od vanjskih suradnika. Stoga je važno postaviti efikasne metode za suradnju dok radite od kuće.

Održavanje kalendara, poslovnog planera i bilješki organiziranim i točnim je prvi korak ka učinkovitom upravljanju radnim procesima, ali ako ga zapravo ne slijedite i ako ga se dosljedno ne pridržavate tada isključujete sve što ste isplanirali. Podsjetite se na važne stavke i detalje oko dokumentacije koju trebate pripremiti, poslovnog projekta koji trebate prezentirati, online edukacije kojoj trebate prisustvovati ili telefonskom/videopozivu koji trebate obaviti uz pomoć Post-it Super Sticky Notes. Post-it Super Sticky Notes ostavite na ključnim mjestima gdje ih neće propustiti.

4. Planiranje i priprema za sutrašnji radni dan

Osigurajte da i Vaš sutrašnji radni dan bude jednako dobro organiziran, isplaniran i produktivan prije nego stvarno započne. Iskoristite zadnjih 15 minuta radnog dana da napravite popis poslovnih obaveza odnosno zadataka za sutra. Jedna od blagodati rada od kuće je fleksibilnost radnog vremena. Neučinkovitom organizacijom i lošim upravljanjem radnim obavezama fleksibilnost radnog vremena lako Vas može dovesti do neželjenog ishoda – produljenja radnog vremena ili rokova izvršenja poslovnih zadataka. Kako bi to spriječili, iskoristite današnji radni dan kako bi isplanirali ključne poslovne procese za sutrašnji radni dan.

U svom planiranju sutrašnjeg radnog dana uzmite u obzir sljedeće:

• Planirajte prioritete i odredite okvirni vremenski period za njihovo izvršavanje
   
• Planirajte rutinu obavljanja radnih zadataka onim tempom koji je najprikladniji za Vas
   
• Planirajte kontrolu poslovnih procesa i pauze tijekom radnog dana

Kada radite od kuće kontinuirana kontrola onoga što radite može biti pravi izazov. Lako je izgubiti iz vida prioritete, zadatke i rokove. U tome svemu, zbog pritiska vremena, nagomilanih poslovnih zadataka mogu se izgubiti i Vaše svježe ideje. Ne gubite inspiraciju za brainstorming i uvođenje novih, kreativnih ideja i ostanite u toku tako što ćete brzo zapisati sve stvari kojih se dosjetite i koje je potrebno obaviti na početku svakog radnog dana.

Posegnite za Post-it samoljepljivim naljepnicama i sastavite listu zadataka za sutrašnji radni dan. Tako ćete lakše započeti sutrašnji radni dan, ojačat ćete usredotočenost na prioritete, postaviti poslovne cikluse i rutinu onako kako Vam najviše odgovara. Svoje ideje, važne podsjetnike na sastanke i prioritete pokušajte grupirati i napisati na Post-it Super Sticky Notes, a zatim ih zalijepite tamo gdje će Vas najprije i najvjerojatnije podsjetiti na Vaše obaveze koje slijede sljedeći radni dan. To može biti na Vašem prijenosnom računalu, zrcalu ili ulaznim vratima – gdje god smatrate da će Vam biti u prvom planu.

Prilagodba radu od kuće i premještaj iz ureda u okruženje svog doma može biti izazov, ali uz nekoliko jednostavnih promjena, trikova i uvođenje novih rutina u poslovne procese možete ostvariti jednako produktivan i učinkovit radni dan. Isprobajte neke od gore navedenih savjeta za rad od kuće, isprobajte 3M Post-it proizvode uz koje ćete olakšati organizaciju i upravljanje Vašim radnim danom i pronađite ono što najviše odgovara Vama i Vašim radnim navikama.

Vaša Makromikro grupa