Akcije i promocije 
Tinte i toneri 
Kako olakšati provedbu online sastanaka, edukacija i konferencija?
Poslovanje gotovo svake tvrtke uključuje provođenje online sastanaka, edukacija i konferencija. Ovakav način komunikacije i prezentacije danas je sve učestaliji. Gledajući pozitivnu stranu toga, puno manje resursa se troši na službena putovanja i razne sastanke, i zato je pravo vrijeme da počnete na ovaj način ulagati u Vašu prezentaciju i Vaš profesionalan dojam. Web konferencija sjajan je način za individualne razgovore, sastanke s udaljenim osobljem, kao i za isporuku sadržaja klijentima.
Iako je oprema za online sastanke, edukacije i konferencije opsežna kategorija i uključuje razne komponente koje čine digitalnu komunikaciju, neke su stvari zajedničke, a upravo kroz kvalitetnu opremu i osiguravanje uvjeta za virtualne sastanke njihovo provođenje može biti lakše i jednostavnije.
1. Pravi uredski prostor
Ako je Vaš uredski tim nedavno postao udaljeni tim, potrebno je prilagoditi se novoj situaciji. U trenucima kada nije moguće raditi iz Vašeg matičnog ureda ili su edukacije i konferencije moguće jedino online, vjerojatno nije dobra ideja organizirati virtualni sastanak u dnevnoj sobi u kojoj će možda biti prisutni ostali članovi Vaše zajednice.
Osigurajte sebi miran i privatan prostor. Ako je moguće, potražite sobu ili kutak za sebe. Tijekom sastanka, edukacije i konferencije zatvorite vrata i maksimalno smanjite razinu buke, smjestite se u udobnu stolicu i ostavite profesionalan dojam pred klijentima i kolegama.
2. Hardware
Snažna komunikacija važnija je nego ikad. Za početak provjerite imate li Vi i Vaši zaposlenici sve alate potrebne za vođenje uspješnih virtualnih sastanaka. Provođenje virtualnih sastanaka neće biti moguće bez ispravnog postavljanja hardvera. Trebat će Vam stabilna internetska veza te uređaj s video i audio mogućnostima poput pametnog telefona, tableta, prijenosnog ili stolnog računala s monitorom.
Svakako, virtualne sastanke možete odraditi na mobilnom telefonu, ali to nije idealno, pogotovo ako želite ostaviti profesionalni dojam. Uz to, dvaput razmislite prije upotrebe starijih uređaja koja mogu biti spora i nezgodna za obradu i kvalitetnu reprodukciju videozapisa. Posljednje što želite je video koji se zamrzne tijekom provođenja važne prezentacije. Ako je vrijeme za nadogradnju, proučite ponudu poslovnih računala, monitora i laptopa, kako biste bili dobro pripremljeni za Vaše virtualne zadatke.
Provjerite mogućnosti Vaše internetske veze poput razine propusnosti i jačine internetske veze. Zatražite sve korisnike da tijekom Vašeg online sastanka svedu streaming i preuzimanje na minimum ili nadogradite jačinu Vaše internet veze. Preporučujemo Vam da koristite žičanu Ethernet vezu kada radite bilo koju web konferenciju kako bi spriječili sve neželjene situacije koje mogu nastati prilikom bežičnog spajanja stoga je nasigurnije povezati Vaše računalo s mrežnim kabelom. Ako želite kvalitetan video i zvuk za Vaše internetske sastanke, preporučuje se brzina interneta veća od 10 Mbps (megabita u sekundi).
Mnogi moderni laptopi imaju ugrađene zvučnike, mikrofon i web kameru i to može biti dovoljno za početak i tehnički može obaviti posao, ali daleko je od impresivnog.
Bez obzira želite li samo poboljšati svoj svakodnevni virtualni stand-up, pripremiti se za prezentaciju na virtualnoj konferenciji ili planirate novi video podcast, evo nekoliko savjeta o tome što učiniti kako biste maksimalno iskoristili ono što imate, kao i na koji način povećati željenu kvalitetu videa i zvuka.
- Kamera - osim web kamere u računalu, postoje i vanjske kamere dizajnirane za osobno računalo ili laptop – ako želite malo bolju kvalitetu ili Vam je nezgodno koristiti ugrađenu kameru, vanjska kamera odličan je izbor. Navedene kamere pozicionirajte na Vaš monitor i povežite putem USB-a.
- Zvučnici - vanjski zvučnici mogu biti korisni, pogotovo ako održavate/slušate konferenciju ili edukaciju.
- Slušalice/Mikrofon - ključna značajka koju trebate potražiti kada kupujete slušalice je uklanjanje buke. One koje će pokriti Vaše uho bit će poželjne u glasnim ili prometnim uredskim prostorima i zajedničkom kućanstvu. Mnoge slušalice dolaze s ugrađenim mikrofonom, poput onih za gaming, pa ako uložite u kvalitetne slušalice, uštedjet ćete novac koji biste utrošili na kupovinu zasebnog mikrofona. U slučaju da puno snimate, ili želite dobiti kvalitetan podcast Vaših edukacija i webinara trebat će Vam vanjski mikrofon.
3. Software
Jednako kao mogućnost nadogradnje i dodavanje više kamera i mikrofona za veće prostore i grupe, tako je bitno prije kupovine opreme za video konferencije provjeriti hoće li hardver koji već imate biti kompatibilan sa softverom koji planirate kupiti, i obrnuto.
Ako nemate ugrađeni software poput Microsoft Office paketa, a napokon u Vašem domu ili uredu imate pravu opremu - vrijeme je za nabavu idealnog softwarea za Vaše sastanke. Na raspolaganju imate nekoliko izvrsnih opcija. Trenutno najkorišteniji za online sastanak je Zoom, koji nudi mnoštvo sjajnih značajki i besplatnu verziju za grupne sastanke kraće od 40 minuta.
Međutim, prije nego svi krenete Zoomirati Vaše sastanke, provjerite i ostale, jednako cijenjene opcije za video konferencije, online sastanke i edukacije, a koje će možda Vašim klijentima i kolegama, s obzirom na duljinu i kvalitetu sastanka, odgovarati više.
- Microsoft Teams
- Go ToMeeting
- Google Meet
Većina ovih programa nudi slične mogućnosti, uključujući:
- Dijeljenje zaslona
- Značajke chata
- Dijeljenje datoteka
- Integracija s popularnim programima - možda ćete htjeti surađivati sa svojim IT timom kako biste odlučili koji je softver za virtualne sastanke najbolja opcija za potrebe Vaše tvrtke.
Kvaliteta zvuka, kao i kvaliteta video zapisa, presudna je za dobru prezentaciju. Potrebno je audio i vizualne tokove učiniti što realnijim, tako da takve visokokvalitetne konferencije, sastanci i edukacije mogu, u potpunosti, zamijeniti putovanje i osobne sastanke bez žrtvovanja razine produktivnosti.
Performanse ne utječu samo na kvalitetu sastanaka, već određuju i koliko će vremena IT administratorima biti potrebno kako bi riješili probleme s opremom. Zato odaberite kvalitetnu opremu i ostavite najbolji dojam pred Vašim klijentima, nadređenima i kolegama.
Vaša Makromikro grupa
Povezani članci: 1) Kako odabrati idealan monitor za rad u uredu?
2) Radom na dva monitora do veće produktivnosti
