Kako odabrati fotokopirni papir i kako njime rukovati?

Bilo da poslove ispisa obavljate učestalo ili povremeno, velika većina svakodnevno postavlja fotokopirni papir u svoj printer, a da pritom nikada ne razmisli o istome. Jeste li znali da vrsta fotokopirnog papira, ophođenje prema papiru i održavanje neophodnih uvjeta za besprijekorne ispise može imati ogroman utjecaj na produktivnost i performanse Vaših poslova ispisa kao i kvalitetu isprintanih dokumenata?

Pravilno rukovanje fotokopirnim papirom za svakodnevne, učestale ispise može biti dug i trnovit put sve dok se ne usvoje sve potrebne smjernice. Veliku ulogu u kreiranju Vaših dokumenata svakako nosi izbor printera. No, birate li pravi fotokopirni papir za svoje potrebe i ophodite li se Vi ili Vaš tim istim onako kako bi stvarno trebali? Upotreba pravog fotokopirnog papira vodi Vas k tome da Vaš uredski printer ostane u vrhunskom stanju. Veliki broj poziva za popravak printera može se izbjeći ako se razmotri izbor, pohrana i pravilno rukovanje fotokopirnim papirom.

Ustrajnost u smanjenju ukupnih troškova poslovanja sveprisutna je u svakoj tvrtki. Producirate li velike količine ispisa trošit ćete više fotokopirnog papira pa ćete, u nekom trenutku, poželjeti smanjiti popratne troškove. Izborom jeftinijeg i kvalitetom lošijeg fotokopirnog papira misleći da ćete na taj način ostvariti uštede mogli biste se zapleti o vlastitu odluku jer bi Vas ista mogla dovesti do puno većih troškova nego što to mislite.

Korištenje papira loše kvalitete, pogrešan izbor papira ili čak pogrešno rukovanje pravim papirom mogu dovesti do nekoliko nepoželjnih scenarija u Vašem uredu poput nepotrebnih zastoja, loših rezultata ispisa i dodatnih poziva servisu za održavanje Vašeg printera. Ako mislite da je sav fotokopirni papir proizveden na isti način, izrađen od istih materijala i namijenjen za rad na bilo kojem printeru tada bi trebali razmisliti još jednom.

Specifikacije za razmatranje izbora pravog fotokopirnog papira

Postavljanje adekvatnog fotokopirnog papira u Vaš printer jednako je važno kao i svaki drugi poslovni proces. Zasigurno ne biste stavili nešto u svoj printer što bi potencijalno moglo oštetiti uređaj ili povećati Vaše troškove, zar ne? U nastavku slijede smjernice za razmatranje kod izbora pravog fotokopirnog papira za Vaš ured.

Vrsta fotokopirnog papira

Danas postoji mnoštvo sjajnih fotokopirnih papira na Vaš izbor. Proizvođači fotokopirnih papira specijaliziraju proizvodnju ovisno o namjeni pa tako danas postoje fotokopirni papiri koji su namijenjeni za ispis u boji i za crno-bijeli ispis te za upotrebu u inkjet printerima, kao i oni za ispis laserskim printerima. Koji ćete papir odabrati za ispis ovisi o vrsti printera koji imate te željenom načinu ispisa.

Inkjet papiri odlični su za ispis u boji jer imaju svojstva koja mogu podnijeti tekućinu iz spremnika tinte. Postoje različiti oblici inkjet papira koji dobro funkcioniraju s tintnim printerom uključujući foto papir, sjajni papir, papir za ispis posjetnica, čestitki i slično. Fotokopirni papir za tekstualne dokumente je malo porozniji pa će slike izgledati „lošije“ jer se toner više širi na ovoj vrsti papira, ali je idealan za crno-bijele ispise tekstualnih dokumenata. Više se koriste u poslovnom okruženju za zadatke poput ispisa dokumenata, računa, poštanskih naljepnica i slično.

Tekstura i format

Prethodno navedene vrste fotokopirnih papira razlikuju se uglavnom po teksturi i formatu. Svaka vrsta dizajnirana je za različite potrebe i pružit će najbolje rezultate ispisa u kombinaciji s pravom vrstom potrošnog materijala (tinte ili toneri) i pravilnim postavkama printera. Mat fotokopirni papir završen je bijelim premazom koji pomaže da se tinta osuši brže nego na drugim vrstama papira. Sjajni fotokopirni papiri tradicionalno se koriste pri ispisu fotografija jer imaju mogućnost stvaranja sjajnih boja i oštrih slika.

Sjajna površina papira bolje apsorbira tintu, stvarajući jasnije slike. Laserski papir obično je glađi. Inkjet papir ima malo grublji oblik kako bi se tinta mogla natopiti u papir. Težina papira označava njegovu debljinu ili gustoću, a koja se izravno odnosi i na kvalitetu papira pri čemu su višegramski fotokopirni papiri trajniji i kvalitetniji. Standardni izbor papira u uredima su 80 gramski papiri A4 formata.

Neprozirnost fotokopirnog papira

Još jedna stvar koju treba uzeti u obzir pri kupnji fotokopirnog papira je neprozirnost listova papira što se odnosi na to koliko svjetla propuštaju. Neprozirnost listova papira mjeri se na skali od 0 do 100. List koji mjeri 0 je prozirni list, dok bi 100 bio potpuno neproziran list. Težina papira uglavnom utječe na neprozirnost papira, a teži papir obično je neprozirniji. Listovi svijetlog bijelog papira znatno su glađe teksture, što ih čini idealnim za ispis visoke kvalitete.

Svjetlina papira osigurava da se u slučaju obostranog ispisa obje strane mogu ispisati bez neželjenog preljevanja odnosno ispisa tinte na drugoj strani papira. Standardni fotokopirni papiri imaju razinu svjetline na skali između 80-100. Za ispis u boji najbolje rezultate dobivate fotokopirnim papirom svjetline od 90-100, a za crno-bijele ispise poslužit će fotokopirni papir s 85-90 razinom svjetline.

Postavke printera

Kakvu vrstu fotokopirnog papira koristite u svom printeru važno je jer stroj može i eventualno hoće promijeniti način na koji vuče papir kroz uređaj kako bi se osigurali uvjeti da tekst i slike na Vašim dokumentima budu pravilno ispisani na željeni način. Kada je fotokopirni papir deblji, trebao bi prolaziti kroz stroj bržom brzinom od papira prosječne debljine. Prije punjenja ladice za prihvat papira provjerite na ambalaži strelicu koja pokazuje koja je preporučena strana za ispise.

Na većini uređaja strana kopiranja bit će okrenuta prema gore, ali uvijek je dobra ideja da provjerite svoje vodiče na papiru o tome kako papir prolazi kroz Vaš printer. Ako na pakiranju papira nema strelice, smjer postavljanja papira možete odrediti sami. Pravilan smjer papira može uvelike smanjiti popratne probleme poput zastoja papira.

Koji je najbolji fotokopirni papir za Vaš ured?

Ovo ovisi isključivo o tome što želite postići. Ako želite živopisne boje Vaših prezentacija, projekata, marketinških materijala, možda ćete htjeti imati jedan tip fotokopirnog papira za svakodnevnu upotrebu, a zatim i dodatan papir za tekstualne dokumente profesionalnog izgleda.

Ovo je kratkoročno gledano možda skuplji pristup, ali rezultati ispisa dokumenata imat će veći kontrast i oštrinu crno-bijelog ispisa teksta i živopisniju boju prilikom ispisa slika i grafičkih prikaza u boji. Pratite smjernice za najbolje rezultate ispisa odabirom adekvatnog načina ispisa s obzirom na vrstu printera i fotokopirnog papira.

Kako pravilno i efikasno rukovati fotokopirnim papirom?

Odabranim fotokopirnim papirom za Vaš ured treba redovito pravilno rukovati kako bi ostvarili maksimalne performanse i održali konzistentnost vrhunskih rezultata ispisa. Donosimo nekoliko savjeta kako to postići.

Savjeti:

Kupite papir na veliko i pravilno ga pohranite

Jedan od načina na koji tvrtke mogu smanjiti troškove papira je kupovina papira na veliko. Tvrtka koja kupuje paletu fotokopirnog papira prema potrebama često će potrošiti i do 25% manje novca nego tvrtka koja mjesečno kupuje nekoliko kutija papira. Ovakav princip rada može zahtijevati dodatno početno ulaganje u primjerice prostor za pohranu papira i osigurane uvjete za skladištenje fotokopirnog papira poput pravilne temperature i vlage prostora.

Pratite osobnu upotrebu

Dobra je praksa uspostaviti uredska pravila i objaviti podsjetnike za razmišljanje o efikasnosti i normama prije svakodnevnih poslova ispisa. Ipak, samo jedna osoba s lošim navikama korištenja printera može Vaš ured koštati mnogo novca.

Svakoj osobi koja koristi uredski printer možete dodijeliti jedinstvenu šifru za ispis, a zatim pomoću te šifre pratite korisnike i identificirajte one koji ispisuju u količinama znatno većim od prethodno određenih normi. Upotrebom pametnih aplikacija Vaših uredskih printera ostvarite posebne prednosti i pogodnosti u praćenju statistike rada i potrošnje fotokopirnog papira, tinte ili tonera.

Pravilno rukovanje fotokopirnim papirom za printer

Veliki broj poziva za popravak printera često je rezultat problema neadekvatnog ophođenja s fotokopirnim papirom. Korištenje oštećenog ili nepravilnog papira ili čak pogrešno rukovanje pravim papirom mogu dovesti do nepotrebnih zastoja i dodatnih poziva servisu za održavanje printera. Iako je niža cijena fotokopirnog papira privlačna, jeftiniji papiri mogu bilježiti nedosljednosti u stvarnom rezu papira. Čak i najmanja nepravilnost standardne veličine papira može prouzročiti zastoj u stroju. U Vašem uredu možete poduzeti nekoliko koraka kako biste osigurali da se potencijalni problemi s fotokopirnim papirom smanje.

Prije svega, nikada ne upotrebljavajte silu za umetanje ili istovar papira iz printera. Pobrinite se da se pridržavate vremenskih rokova zamjene dijelova na uređaju za printanje kao i neophodne zalihe adekvatnog potrošnog materijala. I posljednje, ono najbitnije, „upoznajte“ svoj fotokopirni papir, njegovu namjenu i rukovanje istim za najbolje rezultate ispisa. Korištenje pravog papira na ispravan način vodi Vas prema tome da Vaš uredski printer ostane u vrhunskom stanju na duže vrijeme.

Čuvajte papir na sigurnom mjestu

Fotokopirni papir je vrijedna roba i Vaš tim bi ga trebao tretirati kao takav. Odaberite ormar, police ili drugi hladan i suh prostor za pohranu papira. Izbjegavajte područja s grijačima i drugom opremom. Vlaga je najgori neprijatelj papirne konfekcije. Zato je dobra praksa osigurati kontrolirane uvjete u prostoru za pohranu papira. Jeftiniji fotokopirni papir može imati ili privući veći udio vlage zbog čega se papir s vremenom savija.

Ako je vlaga u uredu obično visoka, postavite razvlaživač u prostor ili ormar s papirima. Vlažnost možda neće oštetiti papir, ali može unijeti dodatnu vlagu u printer što potom može stvoriti dodatne, neželjene posljedice, utjecati na lošiji rad i veću potrošnju.

Odmah riješite zastoj papira i ostale probleme oko printanja dokumenata

Brže i efikasnije poslovne procese osigurajte ažurnom reakcijom na eventualno nastale probleme s ispisom i fotokopirnim papirom. Zaglavljeni papiri ponekad mogu biti posebno problematični ako je papir ostao u mehanizmu printera, a temeljni uzrok problema nije odmah ispravljen. Zaustavite ono što radite, i pobrinite o zastoju papira u Vašem printeru. Isključite stroj, izvadite sav papir u blizini mehanizma za umetanje i osigurajte čist mehanizam za lako pokretanje.

Uključite uređaj, uložite papir i provedite ispitivanje printera prije nego što nastavite s radom. Zastoj papira, problemi s tonerom, linije na papiru, presvijetli ili pretamni ispisi mogu se pojaviti i zbog postavki Vašeg printera. Resetiranjem postavki i uređaja brzo i jednostavno možete riješiti većinu tehničkih problema s korištenjem fotokopirnog papira. Nikome ne treba kašnjenje u izradi poslovnih dokumenata i loša organizacija u uredu. Pridržavanjem pravilnog rukovanja papirom i printerom ubrzajte rješavanje eventualnih problema u poslovima ispisa.

Imajte uredska pravila za poslove ispisa

Organizirani poslovni procesi bilježe najveće uspjehe! Za nepogrešive poslove ispisa možete se poslužiti trikovima provjere postavki Vašeg fotokopirnog uređaja i papira. Redovito provjerite ima li zaglavljenog papira, praznog tonera i obratite pozornost na prikazane statuse rada i poruke Vašeg printera. Postavite pravila kojih se cijeli ured mora pridržavati, poput držanja poklopca stalno zatvorenim kako biste izbjegli nakupljanje prašine. Nikada ne kopirajte nešto teže od adekvatnog papira, što uključuje pritisak na stroj. Brzo navijanje papira prije stavljanja u ladicu otpušta papir koji se u pakiranju možda prethodno previše stisnuo i složio.

Uložite u dugoročnu isplativost

Fotokopirni papir vrijedan je uredski materijal i neophodna investicija za ugled Vaše tvrtke. Odaberite neprikladan fotokopirni papir i uvjerite se u lošije rezultate poslova ispisa i neostvarene poslovne ciljeve. Kada je riječ o onome što stavljate u svoj printer, potrebno je redovito voditi računa o pravom izboru, kvaliteti i pravilnom ophođenju s papirom. Uz adekvatan i kvalitetan fotokopirni papir ne samo da će Vaš ispis izgledati bolje, već istovremeno, dugoročno gledano, može uštedjeti Vaš novac. Za sebe i svoje poslovanje zasigurno želite samo najbolje, pa zašto ne razmisliti i o ovom detalju?

Obnovite zalihe fotokopirnog papira u svom uredu izvrsnim fotokopirnim papirima iz naše ponude. Na raspolaganju su Vam najpoznatiji proizvođači vrhunskih fotokopirnih papira za poslove ispisa, skeniranja i kopiranja uz koje ćete uvijek biti sigurni u to da raspolažete najboljim papirom za sebe i svoj ured.

Vaša Makromikro grupa

Povezani članak: 1) Inkjet ili laserski printer?

2) Originalne ili zamjenske tinte i toneri

3) Tinta ili toner - što odabrati?

4) Najam printera